Manual de Usuario

La plataforma es una solución integral de gestión comercial, administración de inventarios y punto de venta diseñada específicamente para empresas comerciales y de servicios: minimarkets, ferreterías, farmacias, tiendas de conveniencia, talleres, distribuidoras y negocios minoristas en República Dominicana.

A diferencia de los sistemas tradicionales en la nube que se bloquean cuando se cae la conexión a internet o el suministro eléctrico, la plataforma opera bajo una arquitectura Offline-First (Primero Local):

• Operación continua ininterrumpida: Si se interrumpe la conexión o falla el enlace de datos, el punto de venta continúa registrando ventas, cobros de cuentas por cobrar, abonos y movimientos de caja en el almacenamiento local seguro de cada dispositivo.
• Sincronización automática: Tan pronto el equipo recupera conexión con la red, las transacciones pendientes se transmiten a la base de datos central de forma transparente, previniendo duplicidades de comprobantes fiscales y manteniendo sincronizadas las existencias entre todas las terminales del negocio.
• Flexibilidad de despliegue: Funciona directamente desde cualquier navegador web moderno (Google Chrome, Microsoft Edge, Safari) o instalado como aplicación web progresiva (PWA) en sistemas Windows, Android, macOS e iOS.

2.1 Activación del Comercio

1. Ingrese a la dirección web de la plataforma desde el navegador de su dispositivo o terminal de mostrador.
2. Complete los datos fundamentales de su empresa: Nombre Comercial, RNC o Cédula de identidad, dirección y teléfono de contacto.
3. Seleccione el rubro principal de su negocio para habilitar las opciones predeterminadas de su sector.
4. Establezca el PIN de acceso inicial para el usuario administrador.
5. Guarde en un lugar protegido el código de recuperación maestro, el cual le permitirá restablecer el acceso en caso de olvido.

2.2 Política de PIN Seguro y Cambio Obligatorio

• Cambio de PIN forzoso: Cuando un administrador o la plataforma asigna un PIN provisional, el sistema requerirá obligatoriamente su actualización al ingresar, impidiendo continuar hasta registrar una nueva clave personal.
• Bloqueo por intentos: Ante múltiples intentos fallidos sucesivos de introducción del PIN, el sistema activa un bloqueo de seguridad temporal para salvaguardar la información financiera del comercio.

2.3 Instalación en Dispositivos y Terminales

• En Windows (Chrome / Edge): Haga clic en el botón de instalación ubicado en el extremo derecho de la barra de direcciones para anclar el sistema al escritorio con ventana independiente.
• En Android (Chrome): Abra el menú de opciones (tres puntos) y seleccione "Instalar aplicación" o "Agregar a pantalla principal".
• En iOS / iPadOS (Safari): Presione el botón compartir y elija "Agregar al inicio".

El sistema adapta sus opciones y paneles de acceso según el tipo de actividad comercial configurado:

El módulo de Punto de Venta (/pos) está diseñado para procesar cobros de manera ágil, tanto en pantallas táctiles como en estaciones con teclado y lector de código de barras.

4.1 Registro de Ventas

1. Identificación de artículos:

• Escanee el código de barras del producto con el lector óptico.
• O busque por nombre, categoría o referencia en el buscador predictivo superior.
• O seleccione directamente la tarjeta del artículo en el catálogo táctil visual.

1. Gestión de cantidades y variantes:

• Incremente o reduzca las unidades usando los controles en pantalla o digitando el número deseado.
• En artículos con atributos (tallas, colores, presentaciones), seleccione la variante correspondiente antes de agregarla a la orden.

1. Precios diferenciados por cliente:

• El sistema permite aplicar listas de precios según el tipo de cliente seleccionado: precio al detalle, precio mayorista o precio especial.

1. Órdenes en espera:

• Si un cliente necesita tiempo adicional antes de pagar, guarde la orden en espera (held carts) para atender de inmediato al siguiente cliente de la fila sin perder los artículos cargados.

1. Cierre de venta:

• Presione el botón principal "Cobrar (RD$)" para acceder a la ventana de liquidación.

4.2 Modalidades de Cobro

• Efectivo (RD$): Digite la cantidad recibida del cliente. El sistema muestra en pantalla el cambio exacto a devolver en tipografía de alta visibilidad para evitar discrepancias.
• Tarjeta de Débito / Crédito: Registre el importe cobrado e introduzca el número de confirmación del terminal bancario (verifone).
• Transferencia Bancaria: Permite registrar la referencia de transacción o comprobante electrónico del banco.
• Venta a Crédito: Seleccione un cliente registrado con límite de crédito disponible. La deuda se incorpora de forma inmediata a su estado de cuenta en Cuentas por Cobrar.
• Cobro Combinado: Permite distribuir el pago total entre varias formas combinadas (ejemplo: mitad en efectivo y mitad con tarjeta).
• Pedidos para Entrega / Delivery: Permite registrar la dirección de destino, asignar un mensajero repartidor y calcular el costo de flete.

Desde el módulo de Inventario (/inventory) se administra el catálogo de artículos, costos de adquisición, márgenes de beneficio y traslados físicos.

5.1 Ficha Maestra de Productos

• Identificación: Nombre, descripción comercial, categoría, pasillo y código de barras primario y alternativos.
• Estructura de Costos y Precios: Permite registrar el costo de compra y definir el precio de venta sugerido, calculando automáticamente el porcentaje de margen bruto resultante.
• Existencias y Alertas: Stock mínimo preventivo para notificar reabastecimiento antes de llegar a cero.
• Productos con Variantes: Soporte para combinaciones de atributos (talla, color, modelo) con existencias controladas por cada variante.
• Control por Lotes y Caducidades: Registro de número de lote y fecha de vencimiento con advertencias visuales de proximidad.
• Artículos Serializados: Asignación de números de serie únicos por unidad para equipos electrónicos o artículos bajo garantía.

5.2 Múltiples Almacenes y Traslados

• Gestión de Sucursales: Administre el almacén central de depósito y almacenes secundarios o sucursales de mostrador.
• Circuito de Transferencia: Permite generar solicitudes de traslado entre ubicaciones con tres fases controladas: Borrador → En Tránsito (se descuentan las existencias del origen) → Recibido en Destino (se incorporan las unidades tras la confirmación y firma del empleado receptor).

5.3 Auditoría y Baja de Artículos

• Antes de eliminar o dar de baja un producto con variantes o lotes, el sistema ejecuta una auditoría transaccional obligatoria para verificar las existencias consolidadas y exigir confirmación explícita del supervisor para asentar la baja correspondiente.

El módulo de Caja (/cash) proporciona una gestión hermética del flujo monetario en efectivo de la jornada comercial.

6.1 Apertura de Turno

1. Al iniciar las labores del día, el cajero digita el Fondo Inicial de Sencillo en efectivo para apertura.
2. Presione "Abrir Turno de Caja". El punto de venta queda facultado para realizar ventas y cobros.

6.2 Registro de Gastos y Salidas Menores

1. Para asentar un desembolso imprevisto de caja menor (compra de insumos de limpieza, pago de acarreo menor o servicios de mensajería), presione "Registrar Gasto".
2. Digite el importe, el concepto detallado y la categoría del gasto.
3. Es posible adjuntar una fotografía digital del comprobante físico, la cual se procesa y optimiza de forma automática en alta resolución para respaldar el arqueo.
4. El monto queda deducido del efectivo neto esperado para el cierre.

6.3 Cuadre y Acta de Arqueo de Cierre

1. Al concluir la jornada comercial, ingrese a Caja y seleccione "Cerrar Turno / Arqueo".
2. Realice el recuento físico de los billetes y monedas presentes en la gaveta y digite las cantidades correspondientes.
3. La plataforma realiza la comparación automática entre el dinero declarado y el total esperado según el registro de ventas, cobros de crédito, abonos y egresos:

• Cuadre Exacto: La caja coincide al centavo con las operaciones del sistema.
• Diferencia (Sobrante o Faltante): Si existe desviación, queda documentada con su motivo en el acta definitiva.

1. Se emite e imprime el ticket formal de arqueo para archivo administrativo.

El módulo de Cuentas por Cobrar (/credits) y el directorio de Clientes (/customers) administran las relaciones financieras con compradores recurrentes.

7.1 Política de Crédito a Clientes

• Cada cliente dispone de una ficha donde se establece su límite de crédito autorizado.
• Al registrar una venta a crédito en el POS, el sistema valida que el nuevo balance acumulado no sobrepase el límite establecido.

7.2 Registro de Abonos y Pagos

1. Localice al cliente en la cartera de Cuentas por Cobrar.
2. Presione "Registrar Abono".
3. Ingrese el monto entregado por el cliente, seleccionando el medio de cobro (Efectivo, Tarjeta o Transferencia).
4. El sistema deduce el importe de las facturas más antiguas pendientes y emite un recibo formal de ingreso con el nuevo balance deudor actualizado.
5. Es posible compartir el comprobante de abono y el estado de cuenta directamente a través de WhatsApp.

La plataforma cuenta con un subsistema fiscal completo diseñado para el cumplimiento estricto de la normativa de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) en República Dominicana, cubriendo tanto comprobantes tradicionales como facturación electrónica directa (e-CF).

8.1 Comprobantes Tradicionales (NCF)

• B01 (Factura de Crédito Fiscal): Para ventas a contribuyentes que requieren sustentar gastos deducibles del ISR o deducir el ITBIS pagado. Exige RNC o Cédula validado en línea.
• B02 (Factura de Consumo): Para ventas al consumidor final.
• B03 (Nota de Débito): Para cargos y penalidades imputables a una factura original.
• B04 (Nota de Crédito): Para cancelaciones, devoluciones o rebajas comerciales. Requiere vincular de manera obligatoria el NCF de origen afectado, detallar el motivo de la emisión y registrar la firma del cliente.
• B11 (Comprobante de Compras): Para sustentar adquisiciones a personas físicas no inscritas en el registro tributario.
• B13 (Comprobante para Gastos Menores): Para sustentar compras menores en operaciones cotidianas.
• B14 (Comprobante para Regímenes Especiales): Para entidades amparadas en leyes de incentivo tributario (Zonas Francas).
• B15 (Comprobante Gubernamental): Para ventas dirigidas a instituciones del Estado.

8.2 Facturación Electrónica Directa (e-CF)

• Permite emitir comprobantes fiscales electrónicos normativos (E31, E32, E34, E41, etc.) firmados digitalmente mediante estándar enveloped SHA-256 sin requerir intermediarios externos.
• Genera de forma automática la representación gráfica reglamentaria con timbre fiscal y código QR normativo para consulta de autenticidad en los servidores tributarios.
• Incluye almacenamiento seguro del XML firmado y comprobante de acuse de recepción tributario.

8.3 Diseños y Plantillas de Comprobantes

• Tickets Térmicos de Mostrador: Diseñados para rollos monocromáticos de 58 mm y 80 mm, optimizados para lectura rápida y ahorro de papel.
• Formatos Formales de Hoja Completa: Diseños Clásico y Moderno en hojas tamaño Carta / A4, personalizables con logotipo comercial, colores corporativos y leyendas legales.

Para negocios con actividades financieras, financieras comerciales o ventas a plazos, el módulo de Préstamos (/loans) administra carteras de financiamiento:

• Modalidades de Amortización: Soporte para método de cuotas fijas (método francés) o abono directo a capital e intereses sobre saldos insolutos.
• Plazos y Frecuencias: Frecuencia diaria (rutas de cobro en mostrador o calle), semanal, quincenal o mensual.
• Gestión de Cobranza: Liquidación de cuotas en caja central o desde terminales móviles, con generación de recibo oficial de amortización e intereses.
• Cálculo de Moras y Penalidades: Registro automático de cargos por días de atraso conforme a la tasa pactada.
• Documentación Contractual: Emisión automática de pagarés notariales y acuerdos de financiamiento listos para firma.

Desde el módulo de Cotizaciones (/quotes) se elaboran ofertas y presupuestos comerciales formales:

• Validez de la Oferta: Configure el período de vigencia del presupuesto en días, protegiendo al comercio ante fluctuaciones de costos de compra.
• Condiciones y Descuentos: Permite incluir notas específicas, condiciones de entrega y descuentos por volumen.
• Conversión con 1 Clic: Al momento de la confirmación por parte del cliente, presione "Convertir a Venta" para cargar de inmediato los artículos al Punto de Venta o a Facturación, sin necesidad de transcribir renglones ni precios.
• Sincronización entre Dispositivos: Las cotizaciones se encuentran disponibles y replicadas en todas las terminales del comercio.

La plataforma es compatible con los principales estándares de equipamiento de mostrador sin controladores propietarios:

• Impresoras Térmicas ESC/POS: Compatibilidad con impresoras de tickets en rollos de 58 mm (portátiles Bluetooth) y 80 mm (conexión USB, Red Ethernet o Serial).
• Corte Automático y Gaveta: Permite accionar la señal de apertura automática del cajón monedero (puerto RJ11) y el corte mecánico de papel al finalizar el cobro.
• Modo Kiosco de Alta Velocidad: Soporta impresión silenciosa directa mediante el parámetro --kiosk-printing, emitiendo tickets al instante sin abrir cuadros de diálogo de impresión del sistema operativo.
• Lectores de Código de Barras: Pistolas ópticas USB o Bluetooth configuradas en emulación de teclado (HID), listas para ingresar artículos de forma inmediata.

El módulo de Proveedores y Compras (/suppliers) centraliza la relación con abastecedores mayoristas y el control de cuentas por pagar (CxP):

1. Catálogo de Proveedores: Registro con RNC, condiciones de crédito comercial (días de gracia) y contactos.
2. Registro de Facturas de Compra: Permite ingresar el número de factura, los artículos adquiridos y el NCF del proveedor para la confección del reporte fiscal 606.
3. Recepción en Almacén: Al confirmar la recepción del despacho, las unidades ingresan de forma inmediata a los almacenes designados, recalculando el costo medio ponderado de cada producto.
4. Cuentas por Pagar: Seguimiento a los balances adeudados por suplidor, con emisión de comprobantes de pago formal.

El módulo de Reportes (/reports) brinda analítica empresarial para la toma de decisiones:

• Generador Fiscal 606 y 607: Exportación estructurada de las compras con retenciones (Formato 606) y ventas facturadas (Formato 607) lista para su presentación ante la autoridad tributaria.
• Reporte de Ventas por Turno y Cajero: Conciliación de transacciones por empleado, fecha y canal de cobro.
• Análisis de Margen y Rentabilidad Real: Medición entre el precio de venta y el costo real de reposición por artículo o categoría.
• Reporte de Movimientos de Caja: Trazabilidad de ingresos, egresos y diferencias de arqueo.
• Exportación de Datos: Generación de archivos en hojas de cálculo (Excel / CSV) o documentos imprimibles en formato PDF.

Desde la administración de Empleados (/employees):

• Matriz de Permisos (RBAC): Asignación de perfiles: Administrador, Supervisor, Cajero de Mostrador, Despachador de Inventario o Agente de Cobranza.
• Acceso por PIN Individual: Cada colaborador ingresa con un código numérico único para delimitar responsabilidades en cada ticket o factura.
• Auditoría de Operaciones: Registro inmutable del empleado responsable de cada cobro, descuento especial, devolución o salida de caja.
• Desactivación Segura: En caso de cese laboral, el acceso se desactiva de manera instantánea sin alterar el historial transaccional previo.

La plataforma opera preconfigurada para el marco legal y monetario dominicano:

• Moneda Base: Pesos Dominicanos (DOP / RD$) en la totalidad de vistas, recibos, cálculos de cambio y reportes.
• Estructura Impositiva de ITBIS: Soporte para la tasa general del 18%, tasa reducida del 16% o condición de artículo Exento (bienes agropecuarios y de la canasta básica familiar).
• Identificación Tributaria: Despliegue obligatorio del RNC o Cédula del emisor, resolución de autorización fiscal, domicilio legal y fecha de vencimiento de secuencias en cada comprobante emitido.

¿Qué sucede si se interrumpe la conexión a internet mientras cobro en el POS?

El sistema continúa operando sin interrupciones gracias a su motor local Offline-First. En pantalla observará el indicador de estado sin conexión. Todas las ventas y cobros quedan resguardados localmente y se sincronizarán con el servidor automáticamente tan pronto se restablezca el enlace de datos.

¿Pueden operar varias cajas de cobro al mismo tiempo en el mismo negocio?

Sí. La plataforma admite múltiples terminales concurrentes dentro del mismo comercio. Las existencias de inventario y los estados de turno se mantienen coordinados mediante replicación bidireccional continua.

¿Cómo recuperar el acceso al sistema si se extravía el PIN de administrador?

En la pantalla de inicio de sesión, presione sobre "¿Olvidaste tu PIN?" e introduzca el código de recuperación provisto durante la activación inicial. Asimismo, el soporte administrativo puede emitir un PIN temporal que exigirá un cambio forzoso al primer ingreso.

¿Se pueden perder los datos si la computadora o terminal se apaga de golpe?

No. Cada transacción queda confirmada y asentada de forma transaccional en la base de datos interna de su terminal (IndexedDB) antes de culminar la pantalla de cobro.

¿Cómo aplicar una actualización reciente en los navegadores de las terminales?

Si la plataforma recibió una actualización en el servidor y desea forzar la recarga inmediata de la última versión en su equipo, presione la combinación Ctrl + Shift + R en el teclado de su computadora, o vacíe la caché del navegador en dispositivos móviles.

Atención y Asistencia:

Ante cualquier consulta operativa o situación técnica particular, comuníquese con su canal de soporte o asesor autorizado para recibir orientación personalizada.